Module 2 — Le suivi 3/6/12, la routine qui change tout

Point 1 / 6 Le suivi 3/6/12, la routine qui change tout

Ce qu'il faut retenir avant tout

Le suivi patient doit être matérialisé pour exister dans la durée.

Un rappel ou une action de suivi gagne à être associé à une date, un créneau et une trame claire pour ne pas se perdre dans le rythme quotidien du centre.

Le dépannage et le suivi répondent à deux logiques complémentaires.

Le SAV permet de corriger une difficulté déjà apparue. Le suivi permet d'anticiper, de vérifier et de prévenir certaines ruptures dans le parcours patient.

Un suivi fiable repose sur une méthode partagée, un process.

Lorsque le suivi dépend uniquement d'une personne ou d'habitudes individuelles, il peut devenir fragile. Des règles communes permettent d'assurer une continuité, même en cas d'absence ou de changement d'équipe.

La traçabilité rend le suivi visible, transmissible et pilotable.

Tracer les actions de suivi permet de garder une mémoire du parcours, de faciliter la coordination de l'équipe et de valoriser la qualité de l'accompagnement réalisé.

Pourquoi le suivi 3/6/12 est déterminant ? Exigence réglementaire

La première année est un moment clé. C'est souvent durant cette période que se jouent l'adhésion réelle au dispositif, la stabilisation des réglages, l'intégration de l'aide auditive dans le quotidien du patient et la consolidation du bénéfice clinique.

Un suivi structuré à 3, 6 et 12 mois — complété si besoin par d'autres rendez-vous intermédiaires — permet de sécuriser cette progression. Il favorise une prise en charge plus précise, plus lisible et plus cohérente, au bénéfice direct du patient, mais aussi de l'audioprothésiste qui peut ainsi valoriser une démarche de soin rigoureuse et visible auprès des médecins prescripteurs.

L'objectif n'est pas d'ajouter des étapes ou de complexifier l'organisation du centre, mais de rendre plus visible, plus lisible et plus maîtrisable ce qui est déjà réalisé au quotidien.

Vous le savez mieux que nous — l'appareillage ne se termine pas à la fin de la période d'essai. Anticiper et structurer ces rendez-vous en les intégrant au parcours patient dès la fin de la période d'essai permet d'optimiser votre organisation et d'anticiper vos actions sur le suivi.

Structurer ces rendez-vous vous fait gagner du temps. Lors de l'élaboration de votre parcours patient, anticiper sur les indicateurs de performances que vous souhaitez évaluer et communiquer durant ces rendez-vous vous permet de transformer une charge en levier.

Exigence réglementaire 📋 Ce que prévoit l'arrêté du 14 novembre 2018

L'arrêté du 14 novembre 2018 identifie trois jalons de suivi structuré lors de la première année :

À 3 mois : vérification de l'adaptation, ajustements de réglage, évaluation du bénéfice.
À 6 mois : contrôle de l'efficacité, intégration dans le quotidien du patient.
À 12 mois : bilan complet de la première année, compte rendu au médecin prescripteur.

Ces jalons s'inscrivent dans le cadre de l'arrêté du 14 novembre 2018 (JORF). AUDYA fournit un outil de structuration et de traçabilité — la conformité dépend également des pratiques effectives du professionnel. Le rapport IGAS souligne que ces bonnes pratiques restent encore inégalement appliquées dans la filière.

Consulter l'arrêté sur Légifrance →

La prise en charge, c'est un travail d'équipe

Les différents acteurs du suivi ont intérêt à disposer d'un retour régulier et structuré sur l'évolution des patients qu'ils adressent et voient régulièrement. D'où l'importance de se structurer pour leur faire un retour régulièrement, sans que cela ne représente une charge de travail supplémentaire.

Sans attendre un niveau de détail excessif, voici quelques informations simples, utiles et cliniquement pertinentes à intégrer dans votre suivi 3/6/12 — d'après nos collaborateurs orthophonistes et médecins ORL :

Les informations généralement utiles au médecin prescripteur

Données cliniques et techniques

Audiométrie tonale de contrôle (avec et sans appareillage)
Gain prothétique tonal et vocal, oreilles séparées et en champ libre
Audiométrie vocale dans le silence et dans le bruit avec appareillage idéale si possible
Évolution du confort et tolérance physique
Niveau d'adhésion, ressenti du patient, durée de port
Ajustements et réglages réalisés depuis le dernier CR
Difficultés persistantes, bénéfices observés
Éventuels freins ou besoins de réévaluation médicale
Prochaines étapes prévues dans le parcours de soin

Les informations généralement utiles à l'orthophoniste

Gain prothétique tonal oreilles séparées
Dynamique résiduelle appareillée (HTL – UCL avec AA)
Gain prothétique vocal dans le silence (idéalement avec précision phonémique, Lafon)
Certains détails de réglages implémentés (programmes, gestion du volume…)
Limites de l'appareillage (inconfort patient / capacité des AA…)
Stéréophonie, localisation sonore

Un tel retour contribue à rassurer sur la qualité du suivi, à renforcer la crédibilité de l'audioprothésiste et à nourrir une relation de confiance plus solide et plus professionnelle. Grâce à AUDYA, la mise en application de cette routine et ces échanges ne deviennent pas une charge mentale supplémentaire.

Comment AUDYA aide à structurer le suivi

Avec AUDYA

Le suivi devient une routine partageable et pilotable — sans multiplier les tâches administratives.

les rendez-vous de suivi peuvent être planifiés et horodatés dès la fin de la période d'essai
les actions de suivi sont tracées, datées et rattachées au dossier patient
la coordination avec l'ORL, le médecin traitant et l'orthophoniste est facilitée et sécurisée
les questionnaires de satisfaction sont accessibles et transmissibles directement au patient
l'équipe dispose d'une vision partagée du suivi, sans dépendre de la mémoire d'une seule personne

AUDYA aide à transformer une intention de suivi en une routine structurée, partageable et pilotable.

Démo AUDYA — l'agenda de suivi

Emplacement réservé — code Loom à intégrer par Quentin.

Cinq situations que beaucoup reconnaissent

Ces situations ne traduisent pas un manque d'implication — elles illustrent simplement ce qui peut arriver quand le suivi repose sur l'informel.

« On rappellera plus tard »

L'intention est souvent présente, mais elle peut se perdre dans le rythme du quotidien si elle n'est pas matérialisée. Associer ce rappel à une date, un créneau ou une personne référente permet de sécuriser le suivi.

Confondre dépannage et suivi

Le SAV intervient lorsqu'une difficulté est déjà apparue. Le suivi permet, lui, de vérifier que tout se passe bien, d'anticiper certaines situations et de prévenir les ruptures dans le parcours.

Faire reposer le suivi sur une seule personne

Dans beaucoup de centres, une seule personne est souvent responsable des rappels ou de l'organisation du suivi. Cela fonctionne souvent très bien, mais peut être fragilisé en cas d'absence, de congé ou de changement d'équipe. Une méthode partagée permet de maintenir la continuité du parcours.

Ne pas partager une règle commune

Lorsque chacun organise le suivi à sa manière, il devient plus difficile de savoir ce qui a été fait et ce qui reste à faire. Définir quelques règles simples permet d'harmoniser le suivi, sans dénaturer les pratiques de chacun.

Ne pas tracer les actions de suivi

Un suivi peut être très bien réalisé, mais s'il n'est pas tracé, il est plus difficile à valoriser ou à partager. La traçabilité permet de garder une mémoire du parcours et de rendre visible la qualité du suivi réalisé.

Une matinée que beaucoup connaissent

Vous arrivez au centre à 9h. Avant même le premier rendez-vous, vous commencez à reconstruire mentalement votre journée. Vous regardez l'agenda, vérifiez les confirmations, reprenez les messages laissés pendant le week-end, identifiez les SAV urgents, repensez aux patients qu'il faudrait rappeler, essayez de vous souvenir des suivis à programmer, cherchez si certains dossiers sont en attente.

Ces étapes sont classiques — mais une grande partie de ces informations repose sur votre mémoire ou sur celle de l'équipe.

il faut parfois 30 minutes pour reconstruire la journée avant même de l'avoir commencée
cette demi-heure, répétée chaque matin, représente plusieurs heures par semaine
c'est une charge de travail invisible — elle ne correspond pas à un rendez-vous ou à une prestation, et pourtant elle pèse sur l'organisation

Le problème ne vient pas d'un manque d'implication. Il vient souvent d'une absence de système suffisamment clair pour centraliser les informations et prioriser les actions. Lorsque le pilotage repose sur un système, la journée peut commencer par une vision claire des priorités.

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